Gdy nie zdążysz z e-Deklaracją…

czyli dlaczego z wysyłką PIT nie warto czekać do ostatniej chwili?

Opóźnienia w wydawaniu UPO, przeciążenie i problemy techniczne bramki e-Deklaracji, wreszcie kary za nieterminowe złożenie druków – to wszystko powinno uczulać, by wysyłki elektronicznych deklaracji i informacji podatkowych nie zostawiać na ostatnią chwilę. Warto, by błędy wysyłki: 400, 401, 402, 414 lub inne, nie wystąpiły w trakcie sporządzania informacji 31 stycznia lub 28 lutego 2025 r., czyli w ostatnich dniach wyznaczonych na doręczenie firmowych druków organom podatkowym czy pracownikom w 2024 r.

W dniu 31 stycznia 2025 r., mija ostateczny termin wysyłki w formie elektronicznej deklaracji PIT-4R, PIT-8AR, PIT-28, PIT-16A, PIT-19A, PIT-11, PIT-8C, IFT-1/IFT-1R, IFT-3/IFT-3R do urzędów skarbowych. Nieterminowe złożenie powyższych druków niesie za sobą karne konsekwencje skarbowe. Podlegać może ono karze nawet do 180 stawek dziennych grzywny, co w praktyce oznacza nieograniczone możliwości ustalania przez US jej górnej granicy. Niższa kara grozi w przypadkach mniejszej wagi, a kwota kary wahać się może między 430 zł a 86.000 zł (2024 r.).

Do 31 stycznia, ale również po tym terminie wysyłaj druki do Urzędu Skarbowego wyłącznie w formie elektronicznej

W 2025 r. PIT-11, PIT-8C, IFT-1/IFT-1R, IFT-3/IFT-3R, PIT-8C, PIT-R należy przekazać w formie elektronicznej. Termin ustawowy do końca stycznia do właściwego urzędu skarbowego. Deklaracje i informacje wysyłane po terminie należy przekazać również w formie elektronicznej.

Nie zostawiaj wysyłki druków PIT na ostatnią chwilę

Wysyłka elektronicznych deklaracji i informacji podatkowych wymaga również terminowego uzyskania urzędowych poświadczeń odbioru. Pismo uznaje się za doręczone, gdy wysyłka w formie dokumentu elektronicznego, potwierdzona zostanie poprzez urzędowe poświadczenie odbioru przekazane płatnikowi. Aby dopełnić terminów, najpóźniej 31 stycznia 2025 r. wymagane jest, by płatnik wysłał e-deklarację i otrzymał zwrotnie urzędowe poświadczenie odbioru. Sprawa komplikuje się jednak, gdy system e-Deklaracje jest przeciążony, a na UPO czekać trzeba kilka lub kilkanaście godzin. Okazać się może wówczas, że wysyłka informacji podatkowych rozpoczęta w ostatnich dniach stycznia zostanie zakończona po terminie, wtedy płatnik może być ukarany grzywną za złożenie deklaracji nieterminowo.  

Pamiętaj o pełnomocnictwie na druku UPL-1

Ci płatnicy, którzy występują w roli pełnomocnika i podpisują informacje i deklaracje podatkowe za inną osobę lub firmę, upoważnieni muszą być do takiego działania na druku UPL-1 (deklaracja dostępna także w e-pity). Również z przekazaniem tego druku nie warto czekać do ostatniej chwili. Nie dość, że pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej doręczyć należy do urzędu w formie wydrukowanej, to dodatkowo jest ono z reguły kilka dni przetwarzane w organie skarbowym i działać zaczyna dopiero po pewnym czasie. Płatnik musi zatem wziąć pod uwagę, że składając UPL-1 w ostatniej chwili, ponosi ryzyko, iż pełnomocnictwo nie będzie działać, a wysyłka druku podatkowego zakończy się błędem 402. Nieprzyjętą deklarację, która otrzymała status 402 należy wysłać ponownie, aż do momentu otrzymania komunikatu ‘Przetwarzanie zakończone pomyślnie -  status 200 i otrzymania zwrotnego potwierdzenia UPO. 

Czynny żal metodą uniknięcia kary

Choć nie warto liczyć na pobłażliwość ze strony Ministerstwa Finansów, to istnieją przypadki, gdy opóźnienia w wysyłce druków podatkowych spowodowane np. przeciążeniami i problemami technicznymi bramki e-Deklaracji, są traktowane w sposób wyjątkowy i nie powodują nałożenia kar.

W innych przypadkach niewielkie opóźnienia co do terminu złożenia deklaracji i informacji podatkowych mogą nie skutkować nałożeniem kary, jeżeli oprócz dostarczenia wymaganego druku podatnik lub płatnik wystąpi z pismem, w którym wskaże popełnione niedopatrzenie i wystąpi z wnioskiem o niepodleganie karze. Czynny żal (wzór pisma dostępny także w e-pity) wyrażony w ten sposób, będzie skuteczny jedynie w przypadku, gdy dopełniono czynności będącej czynem karalnym, a wniosek złożono w chwili, gdy organy skarbowe nie mogły być jeszcze świadome popełnionego czynu karalnego. W praktyce oznacza to, że wysyłka druku podatkowego 1-2 dni po terminie razem z wnioskiem o zastosowanie czynnego żalu uchroni podatnika przed negatywnymi skutkami opóźnienia.