e-Deklaracje płatnik PIT – obowiązek wysyłki

W 2025 r. płatnicy obowiązani są do wysyłki druków: PIT-11, PIT-R, PIT-4R, PIT-8C, PIT-8AR, IFT-1/IFT-1R w formie elektronicznej. Nie ma możliwości wysyłki do urzędów skarbowych tych dokumentów w formie dokumentu papierowego, drukowanego. PIT-11, PIT-R, PIT-8C IFT, które trafiają do podatnika można przekazywać zarówno elektronicznie, jak i po ich uprzednim wydrukowaniu.  

Wysyłam PIT do podatników 

Druki adresowane do urzędu skarbowego wysyłać trzeba w formie elektronicznej. Z formy pisemnej nie mogą korzystać w 2025 r. ani biura rachunkowe, ani przedsiębiorcy zatrudniający pracowników i zleceniobiorców na własny rachunek. Nie ma przy tym znaczenia ilość zatrudnionych pracowników. 

Jako wyjątek od powyższych zasad, tj. formę pisemną (dokument wydrukowany) można stosować nadal, przekazując druki podatnikom (np. osobom zatrudnionym). Dotyczy to wyłącznie druków PIT-11, PIT-R, PIT-8C, IFT-1/IFT-1R. W tej sytuacji, forma pisemna może być stosowana niezależnie od ilości rozliczanych podatników. Wybór formy tradycyjnej w tym konkretnym przypadku nie przyspieszy dotychczasowych terminów ich przekazania. Płatnik może zatem sam decydować bez żadnych konsekwencji, czy druki przekaże osobom zatrudnionym w formie drukowanej, czy elektronicznie. 

Terminy dla płatników PIT

Do 31 stycznia 2025 r. (piątek) jako płatnik masz obowiązek złożyć wszystkie deklaracje i informacje do urzędu skarbowego: PIT-4R, PIT-8AR, PIT-11, PIT-8C, PIT-R. Co zrobić gdy e-Deklaracje wyślesz po terminie?

Do 28 lutego 2025 r. (piątek) przekazać należy PIT-11, PIT-8C, IFT-1R, PIT-R osobom zatrudnionym (pracownikom, zleceniobiorcom itp.). 

PIT-11Z, PIT-8CZ i PIT-RZ - bramka UBD

W programie e-pity Płatnika dla e-deklaracji PIT-11Z, PIT-8CZ i PIT-RZ możliwa jest wysyłka do Uniwersalnej Bramki Dokumentów (UBD), jej zaletą jest szybszy przesył danych (wszystkie wybrane deklaracje są wysyłane w jednej skompresowanej paczce) oraz odbiór jednego zbiorczego UPO.

Wysyłaj elektronicznie - nie stosuj e-podpisu

W 2024 r. nie ma obowiązku stosowania tradycyjnego e-podpisu przy wysyłce przez płatnika będącego osobą fizyczną: PIT-4R, PIT-8AR, PIT-8C, PIT-11, IFT-1/IFT-1R. Druki te płatnik będący osobą fizyczną podpisuje zestawem danych autoryzacyjnych, tzn.:

• numerem NIP albo numerem PESEL płatnika;
• imieniem (pierwszym);
• nazwiskiem;
• datą urodzenia;
• kwotą przychodu wskazaną w PIT-28, PIT-36, PIT-36L, PIT-37, PIT-38, PIT-39, PIT-40A złożonych w roku poprzednim - czyli z deklaracji za rok podatkowy o dwa lata wcześniejszy niż rok przesyłania deklaracji lub informacji albo wartość „0” (zero), gdy za ten rok podatkowy nie złożono żadnego z wymienionych zeznań lub obliczeń podatku. Jeżeli płatnik wypełniał kilka deklaracji, wystarczające jest posłużenie się jedną z nich - nie trzeba kwot przychodów sumować. 

Nie jestem osobą fizyczną, mam więcej obowiązków

Obowiązek wysyłki w formie elektronicznej dotyczy także druków CIT-8 (wraz z załącznikami) oraz IFT-2/IFT-2R stosowanych u podatników i płatników podatku dochodowego od osób prawnych. Podmioty takie składają swoje deklaracje wyłącznie w formie elekronicznej i nie mogą sporządzać ich w wersji drukowanej.

Podmioty nie będące osobami fizycznymi pełniąc funkcję płatnika muszą się ponadto posługiwać bezpiecznym podpisem elektronicznym. Nie mają zatem, tak jak to ma miejsce u osób fizycznych, podpisywać informacji przesyłanych przez płatnika, zestawem danych autoryzujących (m.in. numerem NIP, danymi podatnika).

Deklaracje roczne PIT osoby zatrudnionej - tak samo, jak rok wcześniej

Własne deklaracje PIT nadal można wysyłać w formie tradycyjnej – jako dokument pisemny oraz w formie elektronicznej, dla której wymagane jest podpisanie danymi uwierzytelniającymi identyfikującymi podatnika. Również w tym przypadku nie jest potrzebny e-podpis. Podatnik może też korzystać z systemu deklaracji wypełnianych za podatnika, dostępnych w koncie podatnika, przekazywanym przez Ministerstwo Finansów tzw. Twój e-PIT.

W programie e-pity Płatnika na podstawie wypełnionej deklaracji PIT-11 lub PIT- 8C, można automatycznie wygenerować PIT-a rocznego dla każdego pracownika. Po prostu!

 Czytaj także jak archiwizować i przechowywać e-dokumenty