Płatnik - jak przygotować PIT-11 lub IFT-1R dla obywatela Ukrainy w 2025 r.?

Z tytułu zatrudnienia obcokrajowca w Polsce polski płatnik wystawić powinien następujące informacje podatkowe:

Uwaga: płatnik powinien dochować szczególnej ostrożności przy stosowaniu stawki podatkowej innej niż w przepisach polskich (stawki wynikającej z umowy międzynarodowej z Ukrainą). Począwszy od 2021 r. obowiązkowe jest:

• uzyskanie certyfikatu rezydencji zatrudnionego obywatela Ukrainy,
• dochowanie należytej staranności (Wprowadzenie regulacji wewnętrznych pozwalających ustalić, że dochowano kontroli, że zatrudniony ma prawo korzystać z korzystnej stawki podatkowej),
• uzyskać oświadczenie, że zatrudniony jest faktycznym odbiorcą wypłacanych środków,
• gdyby wypłaty przekraczały 2 mln zł rocznie - począwszy od 2022 r. należy wszcząć szczególne procedury co do opodatkowania zatrudnionej osoby. 

Płatnik przygotowuje informację IFT dla nierezydenta podatkowego (osoby, która nie posiada w polskiej rezydencji podatkowej) i pobiera ryczałtowy podatek od wypłat na rzecz takiej osoby. W przypadku uzyskania od osoby z Ukrainy certyfikatu rezydencji może do części wynagrodzeń stosować niższe stawki podatkowe niż standardowe, polskie (w tym zwolnić z podatku w Polsce obywatela Ukrainy jako opodatkowanego wyłącznie w kraju swojej rezydencji). Stawki takie wynikać mogą z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. IFT-1/IFT-1R wystawia się do końca lutego i wysyła do urzędu skarbowego oraz do podatnika w związku z przychodami: : 

• z samodzielnie wykonywanej działalności artystycznej, literackiej, naukowej, trenerskiej, oświatowej i publicystycznej, w tym z tytułu udziału w konkursach z dziedziny nauki, kultury i sztuki oraz dziennikarstwa, jak również przychody z uprawiania sportu, stypendia sportowe przyznawane na podstawie odrębnych przepisów oraz przychody sędziów z tytułu prowadzenia zawodów sportowych,
• z tytułu wykonania określonych czynności zleconych na podstawie właściwych przepisów przez organ władzy lub administracji państwowej albo samorządowej, sąd lub prokuratora (opodatkowane w ten sposób będą np. wynagrodzenia biegłych w postępowaniu sądowym, dochodzeniowym i administracyjnym), a także przychody z tytułu udziału w komisjach powoływanych przez organy władzy lub administracji państwowej albo samorządowej, z wyjątkiem kontraktów menedżerskich,
• z tytułu uczestnictwa w zarządach, radach nadzorczych, komisjach lub innych organach stanowiących osób prawnych (opodatkowaniu w omawiany sposób podlegają wynagrodzenia tych osób, niezależnie od sposobu ich powoływania),
• z tytułu osobistego wykonywania usług na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło (z wyjątkiem kontraktów menedżerskich) uzyskiwane wyłącznie od:
  • osoby prawnej, jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej lub przedsiębiorcy – jeżeli podatnik wykonuje te usługi wyłącznie na potrzeby tych podmiotów i tego samego rodzaju usług nie wykonuje na rzecz ludności,
  • właściciela (posiadacza) nieruchomości, w której lokale są wynajmowane, lub działającego w jego imieniu zarządcy albo administratora – jeżeli podatnik wykonuje te usługi wyłącznie na potrzeby związane z tą nieruchomością,

-z wyjątkiem przychodów uzyskanych na podstawie umów zawieranych w ramach prowadzonej przez podatnika pozarolniczej działalności gospodarczej oraz przychodów uzyskanych na podstawie umów o zarządzanie przedsiębiorstwem, kontraktów menedżerskich lub umów o podobnym charakterze, w tym przychodów z tego rodzaju umów zawieranych w ramach prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej;

• z praw majątkowych:
  • z praw autorskich,
  • z praw do projektów wynalazczych, znaków towarowych i wzorów zdobniczych,
  • z należności za udostępnienie tajemnicy receptury lub procesu produkcyjnego,
  • za użytkowanie lub prawo do użytkowania urządzenia przemysłowego, handlowego lub naukowego, a także środka transportu,
  • za informacje związane ze zdobytym doświadczeniem w dziedzinie przemysłowej, handlowej lub naukowej (know-how);
• z opłat za usługi w zakresie działalności widowiskowej, rozrywkowej lub sportowej, wykonywanej przez osoby fizyczne mające miejsce zamieszkania za granicą, a organizowanej za pośrednictwem osób fizycznych lub osób prawnych prowadzących działalność w zakresie imprez artystycznych, rozrywkowych lub sportowych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;
• z tytułu należnych opłat za wywóz ładunków i pasażerów przyjętych do przewozu w portach polskich przez zagraniczne przedsiębiorstwa morskiej żeglugi handlowej, z wyjątkiem ładunków i pasażerów tranzytowych;
• uzyskanych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przez zagraniczne przedsiębiorstwa żeglugi powietrznej, z wyłączeniem przychodów uzyskanych z lotniczego rozkładowego przewozu pasażerskiego, skorzystanie z którego wymaga posiadania biletu lotniczego przez pasażera;
• z tytułu świadczeń o charakterze niematerialnym, w szczególności z tytułu świadczeń doradczych, badania rynku, zarządzania i kontroli, gwarancji i poręczeń. 

Płatnik przygotuje natomiast informację PIT-11 w sytuacji zatrudnienia w oparciu o:

• umowę o pracę,
• pracę nakładczą,
• spółdzielczy stosunek pracy,
• stosunek służbowy,
• wszystkie pozostałe tytuły zatrudnienia o ile dochodzi w danym roku do rozliczenia jako polski rezydent podatkowy.

W przypadku PIT-11 obowiązkowym jest uzyskanie pisemnego oświadczenia o rezydencji podatkowej (niezbędne do wypełnienia pól 10 oraz 11-27). Oświadczenie powinno przyjąć co najmniej następującą formę:

Imię i nazwisko
Adres zamieszkania w Polsce

Dane zakładu pracy
Adres

• Posiadam/nie posiadam na terytorium Rzeczypospolitej centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodek interesów życiowych) lub
• W roku XXXX przebywam/nie przebywam na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej dłużej niż 183 dni.

Ponadto informuję, że:

• Posiadam/nie posiadam polski numer identyfikacji podatkowej/numer PESEL: podać
• Legitymuję się następującym dokumentem wydanym przez państwo miejsca zamieszkania: KRAJ – Rodzaj dokumentu – numer dokumentu

Informuję, że moim adresem zamieszkania w kraju rezydencji podatkowej – na Ukrainie – jest: [podać adres]

Podpis
imię i nazwisko

Warto pamiętać, że:

• w przypadku wielu rodzajów umów – możliwe jest wystawienie zarówno ryczałtowego IFT-1R, jak i rozliczanego na zasadach ogólnych PIT-11,
• PIT-11 - w przypadku, gdy osoba zagraniczna nie ma numeru PESEL lub NIP, należy w dokumentach posłużyć się numerem nadanym jej dla celów podatkowych przez odpowiednie władze jej kraju rezydencji, a jeżeli osoba taka nie ma takiego numeru – posłużyć się należy numerem dokumentu stwierdzającego tożsamość podatnika, uzyskanego w tym państwie (będzie to co do zasady paszport),
• W przypadku zatrudnienia przez agencję pracy tymczasowej – PIT-11 lub IFT-1/IFT-1R wypełnia ta agencja, a nie pracodawca użytkownik.

 PIT-4R i PIT-8AR przekazać należy do urzędu właściwego dla płatnika; PIT-11 i IFT-1R przezywane są do urzędów właściwych dla zatrudnionego obywatela Ukrainy – w przypadku PIT-11 właściwy ze względu na miejsce zamieszkania lub adres siedziby płatnika, w przypadku gdy pobór podatku następuje za pośrednictwem płatnika, w przypadku IFT-1R – tzw. urząd skarbowy właściwy do obsługi obcokrajowców.

Jesteś obywatelem Ukrainy chesz rozliczyć PIT?

Czytaj poradnik dla Ciebie: Rozliczenie PIT Ukraińców
Otrzymałem IFT-1, co zrobić? | Otrzymałem PIT-11 co dalej? | Polski małżonek i ulga na dzieci | PIT w Polsce czy na Ukrainie?