FAQ PIT-11 Odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania

W 2024 r. osoba do 26 r. ż. nie składa oświadczenia o zastosowaniu u niej zwolnienia podatkowego i w efekcie automatycznie należy dla takiej osoby stosować to zwolnienie z podatku - z tytułu umów o pracę i zlecenie do wartości przychodu 85.528 zł. 

W przypadku gdy:

• osoba zatrudniona złożyłaby oświadczenie przeciwne, tj. o pobieraniu zaliczek  - płatnik od pierwszej złotówki pobiera zaliczkę na podatek (zgodnie z ogólnymi regułami ich obliczania),
• w przypadku zastosowania zwolnienia z podatku płatnik kontroluje kwotę przychodu tj. limit 85.528 zł - kwoty będą zwolnione z opodatkowania do wartości limitu, niemniej PIT-11 za 2024 r. będzie przygotowany w taki sposób, aby organ skarbowy był zawiadomiony o wysokości wynagrodzenia zwolnionego; należy zatem wskazać w osobnych polach kwoty opodatkowane i kwoty zwolnione ze względu na wiek zatrudnionego oraz kwoty do limitu oraz ponad limit.

Pracownikom przekaże Pani PIT-11 do 28 lutego 2025 r. Do urzędu skarbowego wysyłki dokona Pan elektronicznie do 31 stycznia 2025 r. 

Niekoniecznie popełnił Pan błąd. Jeśli do urzędu wysłał Pan informację do 31 stycznia 2025 r., to pracownikowi można przekazać ją w lutym - do 28 lutego 2025 r. 

W tej pozycji PIT-11 wpisać należy kwoty przychodów ze stosunku pracy, służbowego, pracy nakładczej, spółdzielczego stosunku pracy, również kwoty zasiłków z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakład pracy.

Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.  

Nie wlicza się do przychodu osób wykonujących pracę nakładczą wartości surowców i materiałów pomocniczych dostarczonych przez te osoby oraz zwrotu poniesionych przez nie kosztów z tytułu transportu, zużytej energii, opału, konserwacji maszyn i urządzeń itp., jeżeli osoba, na rzecz której wykonywana jest praca nakładcza, wypłaca należność z tych tytułów w wyodrębnionej pozycji.  

Za przychód z tytułu członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną uważa się wszelkie przychody, o których mowa w art. 11 ustawy o PIT, uzyskane przez członka spółdzielni lub jego domownika z tytułu wkładu pracy oraz innych tytułów przewidzianych w statucie spółdzielni, po wyłączeniu z tych przychodów udziałów w dochodzie podzielnym spółdzielni z tytułu działalności rolniczej, z wyjątkiem polegającej na prowadzeniu działów specjalnych produkcji rolnej.

Dochód obniży Pan o koszty w kwocie zgodnej z deklaracją (oświadczeniem), złożonym przez pracownika. Nie musi Pan kontrolować poprawności złożonego oświadczenia. Co więcej, mimo że pracownik wynajmuje mieszkanie w miejscowości, w której znajduje się zakład pracy – może się okazać, że nie jest to jego miejsce zamieszkania (miejscowość, w której przebywa celem stałego pobytu). Jako płatnik powinien go Pan rozliczać zgodnie z oświadczeniem. Pracownik sam odpowiada przed organem podatkowym za zawyżenie kwoty kosztów (zaniżenie dochodu a w konsekwencji także podatku).

Wykazanie dochodu zgodnie z oświadczeniem pracownika zwalnia Pana z odpowiedzialności z tytułu niepobranych zaliczek czy zaniżonej kwoty dochodu pracownika.

Pozycja 32 PIT-11 służy wykazaniu kwot zwolnionych z opodatkowania, których wypłat dokonuje pracodawca – pracownikowi. Kolumna w części E deklaracji służy wykazywaniu kwot zwolnionych z opodatkowania na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania. Nie należy w niej wykazywać innych kwot wolnych od podatku lub kwot, w stosunku do których zaniechano poboru podatku na podstawie decyzji wydanej zgodnie z Ordynacją Podatkową. Kwot tych nie wykazuje się również jako przychód z danego źródła. Zatem wskazane przez Pana kwoty nie będą uwzględniane w PIT-11 pracownika. W poz. 32 wpisałby Pan natomiast kwoty uzyskiwane przez pracownika z tytułu pracy za granicą, wypłacane przez Pana jako płatnika, które zgodnie z umowami międzynarodowymi podlegałyby zwolnieniu z opodatkowania (metoda zwolnienia z progresją).

Zgodnie z opisem deklaracji należy wpisywać zaliczkę pobraną w danym roku, a nie sumę zaliczek należnych od podatnika za ten rok. Jest to zgodne z zasadą kasowości – podatnik rozlicza to co faktycznie otrzymał, a nie to, co było mu należne.

Pozycja 95 służy wykazaniu składek ZUS faktycznie pobranych w roku podatkowym – nie tylko tych należnych, ale również składek należnych za lata wcześniejsze – a pobranych w danym roku z opóźnieniem, a także składek zawyżonych. Pozycję 95 PIT-11 wypełniać należy zatem zgodnie ze stanem faktycznym – tyle, ile Pani pobrała, tyle powinna Pani wykazać w PIT-11.

Począwszy od 2022 r. pracownikowi nie przysługuje prawo odliczenia składki na ubezpieczenie zdrowotne. W efekcie nie ma podstawy, aby składkę tę w jakikolwiek sposób wykazywać w PIT-11 przekazywanym pracownikowi lub w egzemplarzu do urzędu skarbowego.

Należy złożyć korektę deklaracji. Nie podlega karze za przestępstwo skarbowe lub wykroczenie skarbowe, kto złożył prawnie skuteczną, w rozumieniu przepisów ustawy - Ordynacja podatkowa lub ustawy z dnia 28 września 1991 r. o kontroli skarbowej (Dz. U. z 2004 r. Nr 8, poz. 65, z późn. zm.), korektę deklaracji podatkowej. Nie ma już obowiązku składania uzasadnienia przyczyn takiej korekty.

Sformułowanie jest inne niż standardowe "złożyć deklarację", gdyż PIT-11 się „przesyła” – do urzędu i podatnikowi. Niestety, ustawodawca nie wskazał, co to sformułowanie dokładnie oznacza. Czy zatem obowiązują tu terminy i zasady dotyczące doręczenia pism które się „składa”. Nie jest to do końca jasne, co powiduje, że w przypadkach wątpliwych zastosować powinno się zasadę in dubio pro tributatem (na rzecz podatnika).

Deklaracje i informacje przesyła się do podatnika, a ponadto do urzędu skarbowego obsługującego naczelnika właściwego dla podatnika. Właściwość miejscową obcych rezydentów podatkowych, którzy nie posiadają w Polsce miejsca zamieszkania, ustala się według miejsca pobytu w Polsce, a o ile osoby takie nie przebywają w Polsce, właściwym jest III Urząd Skarbowy Warszawa-Śródmieście.
A więc PIT-4R i PIT-11 składa się do dwóch urzędów skarbowych – według odpowiednio właściwości płatnika oraz podatnika.

Nie, obecnie w 2025 r. (rozliczenie za rok 2024) nie trzeba już sporządzać PIT-40. Wniosek potraktować należy jako nieważny (bez obowiązku odpowiedzi ze strony pracodawcy). Należy natomiast wystawić PIT-11 i przekazać go pracownikowi, aby samodzielnie mógł rozliczyć się z podatku. 

Formularz PIT-2 wskazuje płatnika jako właściwego do zmniejszania miesięcznej zaliczki o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek określony w pierwszym przedziale skali podatkowej w związku z tym, że:

• nie otrzymuje emerytury lub renty za pośrednictwem podatnika,
• nie osiąga dochodów w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub spółdzielni zajmującej się produkcją rolną,
• nie otrzymuje świadczeń od organu zatrudnienia lub od biura terenowego Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,
• nie osiąga dochodów, z których zobowiązany jest opłacać zaliczki na podstawie art. 44 ust. 3 ustawy o pit z działalności gospodarczej lub z najmu i dzierżawy.

Jego przekazanie spowoduje w konsekwencji to, że płatnik pobierze w roku podatkowym niższą zaliczkę na podatek (co miesiąc o 1/12 kwoty 525,12 zł). W konsekwencji takie też dane ujmie on w PIT-11, więc należy pamiętać, że takie oświadczenie do pracodawcy trafiło.
Konsekwencją obniżenia wartości zaliczek o 1/12 kwoty wolnej będzie to, że w sytuacji typowej, gdy nie korzysta się z ulg podatkowych, podatnik w rozliczeniu rocznym nie będzie musiał zapłacić ani złotówki podatku, ale również nie dostanie zwrotu podatku.

Różnica jest taka, że PIT-11A przekazuje organ emerytalny lub rentowy (ZUS). Zatem PIT-11A otrzymają osoby, uzyskujące z ZUS emerytury i renty, świadczenia przedemerytalne i zasiłki przedemerytalne, nauczycielskie świadczenia kompensacyjne, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego, renty strukturalne oraz renty socjalne.

Obecnie informacje, które wykazywane były na PIT-8C wykazać należy w PIT-11 (część F). W PIT-8C wykazać należy wyłącznie przychody ujmowane w źródle - kapitały pieniężne.  

Jeżeli nastąpiło wypowiedzenie umowy lub ustał obowiązek świadczenia (art. 31, art. 33 art. 35 ustawy o PIT) zaliczek na podatek w ciągu roku, płatnicy ci na pisemny wniosek podatnika, w terminie 14 dni od dnia złożenia tego wniosku, są obowiązani do sporządzenia i przekazania podatnikowi oraz urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika, lub urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych, informację PIT-11. Jeżeli nie złożą wniosku – PIT-11 przekazany będzie na koniec roku (do końca lutego).

Podatnicy uzyskujący PIT-11 z tytułu działalności wykonywanej osobiście, a ponadto z praw majątkowych nie mogą natomiast wnioskować o wydanie PIT-11 w trakcie roku, nawet jeśli ustał dla nich taki stosunek w trakcie roku.

W sytuacji zakończenia działalności gospodarczej poprzez składającego za pracownika w trakcie roku podatkowego, informację PIT-11 składamy do dnia zaprzestania działalności. Dotyczy to płatników obliczających, pobierających i wpłacających zaliczki z tytułu działalności wykonywanej osobiście, a ponadto z praw majątkowych (art. 42 ust. 3 ustawy o PIT).

Zasada powyższa dotyczy zarówno sytuacji, gdy likwidacja nastąpi w okresie roku podatkowego, jak i po zakończeniu roku, ale przed końcem lutego, czyli przed terminem przekazania informacji PIT-11, np. w styczniu.

Podatnicy uzyskujący PIT-11 z tytułu działalności wykonywanej osobiście, a ponadto z praw majątkowych nie mogą natomiast wnioskować o wydanie PIT-11 w trakcie roku. Wyjątkiem są nierezydenci, którzy takie uprawnienie posiadają.
Pozostałym podatnikom (np. zatrudnionym na podstawie umowy o pracę) informację o likwidacji przekazuje się w terminie ogólnym, chyba że wcześniej złożą oni wniosek o PIT-11 w związku z zaprzestaniem stosunku w trakcie roku.

Osoba współpracująca to ogólnie mówiąc pracujący w działalności gospodarczej członek rodziny. Podstawą zatrudnienia może być umowa o pracę, umowa zlecenie, umowa o dzieło, jak również pracę wykonywać może taka osoba bezumownie, nawet bez wynagrodzenia.

Jeżeli pracownik uzyskuje z tytułu współpracy jakieś przychody – pracodawca wystawia takiemu członkowi rodziny PIT-11. W przypadku współpracy dość specyficznie natomiast regulowane są kwestie składek ZUS.

Gdy współpracującym pozostaje zamieszkujący z podatnikiem małżonek, dzieci własne, dzieci drugiego małżonka i dzieci przysposobione, rodziców, macochę i ojczyma oraz osoby przysposabiające, jeżeli pozostają z nimi we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracują przy prowadzeniu tej działalności – składki na ZUS i ubezpieczenie zdrowotne opłaca i finansuje płatnik czyli ogólnie mówiąc prowadzący działalność gospodarczą. To oznacza, że w PIT-11 płatnik nie wykaże współpracownikowi tych składek jako zapłaconych za niego.

Składki ZUS może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów (może sam odliczyć od swojego dochodu), składki na ubezpieczenie zdrowotne – może odliczyć od własnego podatku dochodowego.

Tak, PIT-11 należy wystawić niezależnie od tego, czy pracownik poinformował nas, że jest to jego jedyny stosunek pracy czy też ma ich więcej.

Czyli stosujemy zasadę - uzyskałeś pracowniku wynagrodzenie, nawet mniejsze niż kwota wolna od podatku - to i tak PIT-11 wystawiamy.

W przypadku drobnych zleceń, jeżeli kwota należna wynikająca z umowy zawartej z podatnikiem nie będącym pracownikiem podatnika nie przekracza 200 zł – podatek pobiera się ryczałtowo w wysokości 12 % przychodu (bez rozliczania kosztów).

W takim przypadku płatnik nie musi wystawiać PIT-11! Płaci podatek ryczałtowo.

Dotyczy to następujących rodzajów przychodów (art. 13 pkt 2 oraz 5-9 ustawy o PIT):

• przychody z osobiście wykonywanej działalności artystycznej, literackiej, naukowej, trenerskiej, oświatowej i publicystycznej, udziału w konkursach z dziedziny nauki, kultury i sztuki oraz dziennikarstwa, z uprawiania sportu, stypendia sportowe oraz przychody sędziów z tytułu prowadzenia zawodów sportowych;
• otrzymywane przez osoby wykonujące czynności społeczne lub obywatelskie, bez względu na sposób powoływania tych osób, nie wyłączając odszkodowania za utracony zarobek,
• przychody osób, którym organ władzy lub administracji państwowej albo samorządowej, sąd lub prokurator, zlecił wykonanie określonych czynności (m.in. biegli w postępowaniu sądowym, dochodzeniowym i administracyjnym oraz płatnicy, i inkasenci poza samozatrudnieniem), z tytułu udziału w komisjach powoływanych przez organy władzy lub administracji państwowej albo samorządowej;
• przychody członków zarządów, rad nadzorczych, komisji lub innych organów stanowiących osoby prawne;
• przychody z tytułu wykonywania usług, na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło - z wyjątkiem przychodów w ramach prowadzonej działalności;
• przychody menedżerów.

Generalną zasadą jestr, że kwot przychodów zwolnionych z opodatkowania nie wykazuje się w PIT-11. W PIT-11 wskazywać należy szereg kwot zwolnionych z podatku, o ile są one w nim szczegółowo wymienione. Wykazaniu podlegają:

1. kwoty do 85.528 zł z tytułu ulgi 4+, dla osób młodych, dla pracujących seniorów, dla powracających z zagranicy (zmieniających rezydencję podatkową),
2. otrzymywane z zagranicy (a zatem z reguły płatnikiem będzie bank):
   • renty inwalidzkie z tytułu inwalidztwa wojennego,
   • kwoty zaopatrzenia przyznane ofiarom wojny oraz członkom ich rodzin,
   • renty wypadkowe osób, których inwalidztwo powstało w związku z przymusowym pobytem na robotach w III Rzeszy Niemieckiej w latach 1939-1945,
   • pod warunkiem przedstawienia płatnikowi dokumentu instytucji zagranicznej stwierdzającego charakter przyznanego świadczenia
3. dochody otrzymane przez podatnika, jeżeli:
   • pochodzą od rządów państw obcych, organizacji międzynarodowych lub międzynarodowych instytucji finansowych ze środków bezzwrotnej pomocy, w tym ze środków programów ramowych badań, rozwoju technicznego i prezentacji Unii Europejskiej i z programów NATO, przyznanych na podstawie jednostronnej deklaracji lub umów zawartych z tymi państwami, organizacjami lub instytucjami przez Radę Ministrów, właściwego ministra, agencje rządowe lub agencje wykonawcze, w tym również w przypadkach, gdy przekazanie tych środków jest dokonywane za pośrednictwem podmiotu upoważnionego do rozdzielania środków bezzwrotnej pomocy oraz
   • podatnik bezpośrednio realizuje cel programu finansowanego z bezzwrotnej pomocy; zwolnienie nie ma zastosowania do dochodów osób fizycznych, którym podatnik bezpośrednio realizujący cel programu zleca - bez względu na rodzaj umowy - wykonanie określonych czynności w związku z realizowanym przez niego programem.
4. W informacji wykazuje się również dochody zwolnione od podatku na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania lub innych umów międzynarodowych.

Nie zaokrąglamy. W PIT-11 podać należy kwoty faktycznie wpłacone. Zaokrąglenie dotyczy ewentualnie dwóch miejsc po przecinku (a zatem kwota może być taka: 23,345,98 zł; nie może być taka 1.234, 456 zł).

Nie ma obowiązku korygować PIT-11 gdy okaże się, że błędy w zaliczkowaniu wystąpiły faktycznie, gdy PIT-11 jest wystawiony zgodnie z faktycznie pobranymi zaliczkami. Jeśli pobrano zbyt wysokie zaliczki na podatek, podatnik (a zatem otrzymujący PIT-11 a nie pracodawca) może wystąpić z wnioskiem o nadpłatę. Płatnik wystąpi z takim wnioskiem w przypadku, gdy pobrał mniej niż przekazał na rzecz Urzędu Skarbowego (czyli dołożył z „własnej kieszeni”). 

Jeżeli płatnik pobrał zbyt niski podatek, to on odpowiada za zaniżoną kwotę zaliczki. Zaległością podatkową jest bowiem również kwota niewpłaconej zaliczki na podatek. Niemniej płatnik odpowiada wyłącznie za kwotę zaliczki, natomiast nie za kwotę zobowiązania za cały rok, ta kwota powinna być prawidłowo wykazana i zapłacona (dopłacona, jeśli zaliczki były zaniżone).

W konsekwencji (jeśli podatnik na podstawie PIT-11 złoży nieprawidłowe zeznanie roczne) powstają dwie niezależne odpowiedzialności – podatnika i płatnika. Organ może się domagać zapłaty podatku od jednego i drugiego z nich.

W sytuacji, gdy podatek został pobrany, lecz nie został przekazany na rzecz Urzędu Skarbowego (również ZUS), podatnik nie ponosi odpowiedzialności. Wówczas bowiem ciąży ona wyłącznie na płatniku.